Hybride vergaderen

Een hybride vergadering houdt in dat je vergadert met mensen in een vergaderzaal, waarbij deelnemers ook online inbellen. Het is een vorm waarbij online vergaderen en offline vergaderen wordt gecombineerd. Deze manier van vergaderen is sterk in opkomst, mede vanwege het hybride werken dat in veel organisaties wordt toegepast. Hierdoor werken mensen deels thuis en deels op kantoor, waardoor het vaak voorkomt dat iemand vanuit huis wil inbellen.

Hybride vergaderen als slimme mix tussen online én offline

Stel je voor dat je een vergadering hebt gepland en sommige van je collega’s werken vanuit huis terwijl anderen zich in een fysieke vergaderruimte bevinden. Dat is waar hybride vergaderen om de hoek komt kijken. Hybride vergaderen is een slimme mix van online en offline vergaderen. Deze slimme mix van online en offline vergaderen biedt een combinatie van flexibiliteit en efficiëntie.

Het stelt deelnemers in staat om zowel fysiek aanwezig te zijn in een vergaderruimte als online deel te nemen vanuit huis, bij de klant op locatie of bijvoorbeeld in de trein. Medewerkers kunnen hun eigen voorkeur volgen. Dit vergroot de toegankelijkheid en maakt het gemakkelijker voor alle teamleden om deel te nemen aan een vergadering, ook als hun agenda het niet toelaat om op kantoor fysiek aanwezig te zijn.

Tegelijkertijd bevordert het de efficiëntie door reistijd te verminderen en milieuvriendelijker te zijn. Hybride vergaderen biedt de perfecte balans tussen het menselijke aspect van face-to-face interactie en de flexibiliteit van online vergaderen. Hybride vergaderen is geschikt voor ieder bedrijf, ongeacht de branche. Het is niet alleen flexibel, maar het kan ook kosten besparen. Denk aan kleinere vergaderruimtes en het vermijden van reiskosten voor online medewerkers.

Wat heb je nodig voor hybride vergaderen

Om een hybride vergadering succesvol te laten verlopen, moet je een vergaderruimte inrichten met een goede microfoon en camera, waarbij iedereen in de zaal goed in beeld is. Ook is het fijn om een groot scherm te hebben, zodat de online deelnemers goed zichtbaar zijn.Het vereist dus een andere opzet dan een normale videocall, zeker als er veel deelnemers aanwezig zijn. Er zijn mooie videoconference systemen van onder andere Logitech en Yealink die zeer geschikt zijn voor hybride vergaderen.

Wat zijn de voordelen van hybride vergaderen

Met hybride vergaderen kunnen medewerkers vergaderingen bijwonen op tijdstippen die voor hen het beste werken, of dat nu ’s ochtends vroeg, ’s middags of ’s avonds is. Dit vergroot de kans op een hoge opkomst en productievere vergaderingen. Stel je voor dat je een belangrijke algemene ledenvergadering organiseert.

Via hybride vergaderen kunnen mensen deelnemen, ongeacht hun locatie, reistijd of fysieke beperkingen. Zelfs medewerkers die vanwege ziekte niet naar kantoor kunnen komen, kunnen eenvoudig inloggen. Hybride vergaderingen zijn vaak strakker gestructureerd en beter voorbereid dan gewone vergaderingen. Er wordt vaak van tevoren een agenda verzonden, waardoor deelnemers goed voorbereid zijn. Dit vertaalt zich in efficiëntere vergaderingen, waarin iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Mobiliteit is een van de grootste bronnen van CO2-uitstoot. Met hybride vergaderen kun je de ecologische voetafdruk van je organisatie verminderen. Minder reizen betekent minder uitstoot, wat goed is voor het milieu. Het is een win-win situatie: productief vergaderen en tegelijkertijd het milieu sparen. Tijd is geld, en hybride vergaderen kan je bedrijf kosten besparen. Minder tijd verspillen aan inefficiënte vergaderingen betekent meer tijd om te werken aan waardevolle taken. Bovendien zijn er geen reiskosten, parkeerkosten of uitgaven voor zakelijke lunches. Een gezonde financiële situatie voor je bedrijf!

Nu je de voordelen kent, wil je misschien weten hoe je zelf een hybride vergadering kunt organiseren. Het begint met het kiezen van de juiste vergaderruimte en technologie. Zorg voor een goede microfoon, camera en een groot scherm, zodat zowel de online deelnemers als degenen op kantoor goed zichtbaar en hoorbaar zijn. Vervolgens kun je gebruikmaken van online vergadersoftware zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet. Zorg voor een duidelijke structuur, afwisseling en interactie om de vergadering boeiend te houden.

Waarom een hybride vergadersysteem kopen bij Newcandle

Gebruiksvriendelijke oplossingen en eerlijke service waar je blij van wordt, dat is waar Newcandle voor staat!

Ons team bestaat uit een ambitieuze groep enthousiastelingen die oplossingsgericht, betrokken en hands-on werkt. Onze specialisten beschikken over 15 jaar ervaring in het adviseren en inrichten van audiovisuele systemen in vergaderruimtes, winkels en klaslokalen. Onze systemen werken gegarendeerd en onze collega’s helpen je op weg:

• Advies voor de audiovisuele oplossing die past bij jouw behoeften
• Onze monteurs leveren de bestelde systemen gebruiksklaar op en geven een uitgebreide uitleg over de functies
• We draaien onze hand niet om voor maatwerk of het zetten van een stap extra
• We staan bij vragen ook achteraf voor je klaar

We hebben de benodigde kennis in huis om ook van jouw audiovisuele vraagstuk een succes te maken!