Get a room!

Dubbel geboekte- en leegstaande ruimtes, luidruchtige kantines, flexplekken die zo flex niet zijn en met z’n tweeën vergaderen in een vergaderruimte waar 18 man in kan. Dit zijn de dagelijkse problemen op universiteiten maar voornamelijk bij de grotere firma’s waar veel vergaderd wordt. Een roombooking systeem lost deze problemen op.

Bij veel universiteiten en scholen worden de facilitair managers en roostermakers er helemaal krankjorum van. Er kan dan vaak nog wel wat omgeboekt worden maar dat is verre van ideaal. Het zou natuurlijk handig zijn om de vergaderruimte in te boeken, waarbij wordt aangegeven welk videoconference systeem en welk type presentatiescherm of touchscreen aanwezig is.

Bij de grote firma’s valt het gewoonweg niet te permitteren. Vaak boek je juist een bepaalde ruimte vanwege de apparatuur en gemakkelijkheid in het gebruik. Als je moet uitwijken naar een andere ruimte waar je geen videoconference-systeem of presentatiescherm hebt, valt heel de vergadering met externe klanten in duigen wat zorgt voor deals die niet doorgaan, plannen die op een ander moment besproken moeten worden en uiteindelijk in klandizieverlies. Veel administratieve rompslomp en weinig overzicht, daar komt het op neer.

Er zijn roommanagement systemen die het makkelijk maken om vergaderkamers en andere ruimtes te reserveren. Door bij de ruimte zelf inzichtelijk te maken of een ruimte beschikbaar is of niet, voorkom je onnodige frustraties en onderbrekingen van vergaderingen. Ook helpt een Room Booking systeem in het efficiënt gebruiken van de vergaderruimtes en boardrooms. Het doel is immers om een optimale bezettingsgraad van ruimtes en faciliteiten te creëren.

Toch zijn er talloze manieren om een vergaderzaal snel, simpel en effectief te beheren. Hieronder een overzicht van de mogelijke functies van de 4 grootste roommanagementsystemen in de markt met daaronder een aantal kenmerken die elk systeem specificeert.

De Evoko Liso kenmerkt zich door het heldere en behulpzame systeem. Het overzichtsscherm zorgt ervoor dat het systeem analytisch en efficiënt werkt. Bovendien is het mogelijk om een reservering in te plannen via de ‘Get a room’ app. Evoko is een gerenommeerd merk binnen de branche en hun producten zijn door de jaren heen wereldwijd erkend en bekroond door het ontwerp en de innovatie. Het systeem beschikt tot slot over een capacitive touchscreen en over een 2 jarige garantie.

Via Meetingroomapp plan je snel en eenvoudig een meeting in. Het systeem synchroniseert met office systemen en is beschikbaar in verschillende talen, zoals Engels, Duits, Frans en Spaans. Het display is naar wens in te richten en aan te passen. Ook is het mogelijk om ad hoc een meeting in te boeken. De Meetingroomapp staat voor ruimte -en vergaderuitnodiging via ieder apparaat van iOS, Google en Windows. Ook is er een direct menu voor schoonmaak, catering of problemen met de apparatuur.

Het perfecte systeem voor Android en Microsoft is Veris Meetings. Met dit systeem plan je meetings in via jouw dagelijkse agenda, zoals Outlook of G Suite. Daarnaast geeft het display het schema en de status van de vergaderruimte weer. Een groot voordeel is de garantie die je ontvangt bij de schaf van het systeem, namelijk 5 jaar on-site. Dit is voor Veris uitsluitend een goed idee wanneer zij voor de volle 100 procent vertrouwen op hun eigen software.

Met Condeco beheer je moeiteloos reserveringen in jouw outlook agenda en krijg je direct inzicht in de beschikbaarheid van de werkruimte. Condeco is de vertrouwde partner van o.a. Kellogg’s, het Aston Martin Formule 1 team, Vodafone en BNP Paribas. De organisaties die werken met Condeco zijn positief over de naadloze integratie en de moeiteloze ervaring van de producten.

Wil je meer informatie over een roombooking systeem? Onze experts helpen je verder met advies op maat voor jouw organisatie.