Rooms

Met de toenemende populariteit van hybride werken is het voor bedrijven essentieel om vergaderruimtes in te richten die geschikt zijn voor naadloos videobellen. Door te investeren in een videoconference systeem met een Rooms-account van Microsoft Teams, Zoom of Google Meet, kan je bedrijf profiteren van een gestroomlijnde en efficiënte manier om vergaderingen te starten en te beheren. Een Rooms-account werkt als een geïntegreerde oplossing die niet alleen videoconferenties mogelijk maakt, maar ook fungeert als een roombooking-systeem. Dit maakt het eenvoudig om vergaderruimtes te reserveren en direct vanuit het systeem een videogesprek te starten. 

Wat is een Rooms-account en waarom investeren in videoconferencing met Rooms

Een Rooms-account is een speciaal type account dat is ontworpen voor vergaderruimtes en videoconferentieopstellingen, zoals Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of Google Meet Rooms. Dit account kan op een apparaat of display in de vergaderruimte worden ingesteld, zodat de ruimte volledig is geïntegreerd met het gekozen videoconferentieplatform. Het Rooms-account biedt een intuïtieve interface waarmee gebruikers met één druk op de knop een videogesprek kunnen starten, deelnemen aan geplande vergaderingen en de beschikbaarheid van de vergaderruimte kunnen beheren.

Eenvoudig starten van vergaderingen, roombooking en efficiënt ruimtegebruik

Een van de grootste voordelen van een Rooms-account is de eenvoud waarmee vergaderingen kunnen worden gestart. Dankzij de intuïtieve interface kunnen gebruikers direct vanaf het scherm in de vergaderruimte een vergadering starten of deelnemen aan een geplande meeting. Dit betekent dat medewerkers niet langer hun persoonlijke apparaten hoeven te gebruiken om verbinding te maken, wat tijd bespaart en technische problemen vermindert.

Met één druk op de knop kunnen deelnemers een vergadering starten of deelnemen aan een geplande vergadering. Dit zorgt voor een snellere opstarttijd en voorkomt vertragingen, vooral handig voor belangrijke zakelijke besprekingen. Doordat het systeem eenvoudig te gebruiken is, hoeven medewerkers geen technische experts te zijn om een vergadering op te zetten. Dit maakt het systeem toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie.

Het Rooms-account fungeert ook als een roombooking-systeem, waarmee medewerkers vergaderruimtes kunnen reserveren. Dit kan zowel via de kalenderintegratie als direct op het scherm in de vergaderruimte zelf. Hierdoor is het altijd duidelijk welke ruimtes beschikbaar zijn, wat dubbele boekingen voorkomt en het beheer van vergaderruimtes efficiënter maakt. Medewerkers kunnen eenvoudig zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en een ruimte reserveren vanuit hun eigen agenda of via de interface van het Rooms-account in de vergaderruimte. Door een duidelijke planning en roombooking voorkom je dat vergaderingen worden verstoord door medewerkers die op zoek zijn naar een vrije ruimte.

Naadloze integratie met bestaande systemen en geschikt voor non-touch displays én touchscreens 

Een Rooms-account integreert naadloos met bestaande zakelijke applicaties en kalenderdiensten, zoals Outlook voor Microsoft Teams Rooms of Google Calendar voor Google Meet Rooms. Dit betekent dat vergaderingen die in de kalender zijn gepland automatisch op het display in de vergaderruimte verschijnen, zodat deelnemers eenvoudig kunnen inbellen op het geplande tijdstip.

Omdat het systeem direct gekoppeld is aan de bestaande kalender en e-mailsoftware van je organisatie, kunnen vergaderingen automatisch worden gesynchroniseerd met het Rooms-account. Dit zorgt voor minder handmatige invoer en maakt het plannen van vergaderingen eenvoudiger. De meeste Rooms-systemen zijn compatibel met touchscreens en non-touch displays, waardoor je de vrijheid hebt om het systeem aan te passen aan de bestaande apparatuur in de vergaderruimte.

Een ander voordeel van een Rooms-account is de flexibiliteit om het systeem te gebruiken met zowel touchscreens als non-touch displays. Dit betekent dat je kunt kiezen voor de oplossing die het beste past bij de specifieke behoeften van je vergaderruimte, of je nu een interactieve ervaring wilt of liever een eenvoudiger, passief display gebruikt. Met een touchscreen kunnen gebruikers interactief deelnemen aan vergaderingen, notities maken en direct presentaties aanpassen. Dit maakt het ideaal voor brainstormsessies en samenwerkingsvergaderingen.

Voor meer traditionele vergaderopstellingen, zoals presentaties of meetings met externe deelnemers, is een non-touch display een uitstekende keuze. Dit biedt een eenvoudige, kostenbesparende optie die nog steeds profiteert van de voordelen van het Rooms-account.

Wat heb je nodig voor een videoconference systeem met een Rooms-account?

Kies een display dat compatibel is met het Rooms-account van je keuze, of het nu gaat om Microsoft Teams, Zoom of Google Meet. Veel moderne vergaderschermen zijn geschikt voor zowel touch- als non-touchfunctionaliteit, wat je de vrijheid geeft om de ruimte in te richten op basis van de behoeften van je organisatie.

Voor een goede beeld- en geluidskwaliteit tijdens videoconferenties is een hoogwaardige USB-camera essentieel. Combineer deze met een microfoonsysteem dat geschikt is voor de grootte van de ruimte, zodat iedereen duidelijk verstaanbaar is. Denk bijvoorbeeld aan tafelmicrofoons of plafondmicrofoons voor grotere vergaderruimtes. Afhankelijk van het gekozen platform en de voorkeuren van je organisatie kun je kiezen voor een Windows-gebaseerde Rooms-oplossing of een Android-gebaseerd apparaat. Beide opties bieden betrouwbare prestaties en zorgen ervoor dat de Rooms-account naadloos integreert met je gekozen videoconferentieplatform.

Een snelle en stabiele internetverbinding is onmisbaar voor het soepel laten verlopen van videoconferenties. Zorg voor een bekabelde verbinding in de vergaderruimte om haperingen en verbindingsproblemen te voorkomen, vooral tijdens grote vergaderingen met meerdere externe deelnemers.

Conclusie: Eenvoudig en efficiënt vergaderen met een Rooms-account

Investeren in een videoconference systeem met een Rooms-account van Microsoft Teams, Zoom of Google Meet biedt bedrijven een flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing voor hun vergaderruimtes. Door de combinatie van eenvoudige bediening, naadloze integratie met kalenders, en de mogelijkheid om ruimtes efficiënt te boeken, bespaart je organisatie tijd en optimaliseert het het gebruik van vergaderruimtes. Of je nu gebruikmaakt van touchscreens voor een interactieve ervaring of non-touch displays voor traditionele meetings, een Rooms-account biedt een toekomstbestendige manier om vergaderingen soepel en professioneel te laten verlopen.

Voor het hele assortiment aan videoconference systemen klik je hier.