Veelgestelde vragen – Videoconferencing

In de moderne werkomgeving zijn technologie en samenwerking onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een display of presentatiescherm in de vergaderruimte is niet langer een luxe, maar een noodzakelijke investering die bedrijven helpt om efficiënt en effectief te communiceren. Dit artikel bespreekt de voordelen van een presentatiescherm voor vergaderingen, de veelzijdige mogelijkheden en het gebruik ervan voor verschillende zakelijke doeleinden.

1. Wat is het verschil tussen videoconferencing en hybride vergaderen?

Videoconferencing en hybride vergaderen zijn beide manieren om op afstand te communiceren, maar verschillen in opzet. Videoconferencing is volledig virtueel; alle deelnemers nemen online deel via platforms zoals Zoom of Teams. Er is geen fysieke locatie, en iedereen heeft gelijke toegang vanuit een digitale omgeving.

Hybride vergaderen combineert fysieke en virtuele deelname. Sommige deelnemers zijn fysiek aanwezig in een vergaderruimte, terwijl anderen online aansluiten. Dit vraagt om extra apparatuur, zoals camera’s en microfoons, om beide groepen goed met elkaar te verbinden.

Het belangrijkste verschil ligt in de deelnamevorm: videoconferencing is volledig online, terwijl hybride vergaderen zowel fysieke als virtuele deelnemers integreert. Hybride vergaderen vereist meer technische infrastructuur en planning om de interactie tussen beide groepen soepel te laten verlopen.

2. Wat betekent Bring Your Own Device en wat zijn de mogelijkheden?

Bring Your Own Device (BYOD) is een werkwijze waarbij medewerkers hun eigen apparaten meenemen naar de werkplek en deze gebruiken voor zakelijke doeleinden, zoals vergaderingen en videobellen. Het idee is simpel: medewerkers gebruiken hun eigen, vertrouwde apparatuur, waardoor ze gemakkelijk verbinding kunnen maken met de technologie die in de vergaderruimte beschikbaar is. Dit maakt het mogelijk om snel een vergadering te starten zonder afhankelijk te zijn van vaste computers in de vergaderruimte.

Met BYOD kunnen medewerkers snel en eenvoudig een vergadering opstarten, ze sluiten hun eigen laptop aan en kunnen direct gebruikmaken van de aanwezige apparatuur. Dit bespaart tijd en verhoogt de productiviteit, omdat vergaderingen meteen van start kunnen gaan. Bedrijven kunnen flink besparen door gebruik te maken van een BYOD-aanpak. In plaats van het aanschaffen van vaste vergadercomputers, kunnen medewerkers hun eigen apparaten gebruiken.

Medewerkers zijn vaak al vertrouwd met hun eigen apparaten en de software die daarop is geïnstalleerd, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Met BYOD kunnen ze hun vertrouwde tools gebruiken, wat de drempel verlaagt en ervoor zorgt dat vergaderingen soepeler verlopen. Dit betekent minder technische problemen en minder tijdverlies tijdens de opstart van een vergadering.

Aansluiten van laptops: bedraad met USB-C én draadloos met Barco Clickshare

BYOD biedt verschillende manieren om laptops aan te sluiten op de audiovisuele apparatuur in de vergaderruimte. De twee belangrijkste methoden zijn bedraad via een docking station en USB-C, en draadloos met de Barco ClickShare CX-20 en CX-30.

Bedrade verbinding via een docking station en USB-C

Een van de eenvoudigste manieren om een BYOD-systeem in te zetten, is door gebruik te maken van een docking station. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om hun laptop aan te sluiten met een enkele USB-C kabel. Een docking station maakt het mogelijk om direct verbinding te maken met alle benodigde apparatuur in de vergaderruimte, zoals schermen, camera’s, microfoons en speakers. De voordelen van een bedrade verbinding zijn:

• Een bekabelde verbinding zorgt voor een stabiele en betrouwbare verbinding, zonder risico op draadloze storingen.
• Door direct verbinding te maken met de apparatuur wordt de kwaliteit van beeld en geluid optimaal benut.
• Medewerkers hoeven alleen de kabel in hun laptop te steken, waarna alles automatisch wordt gekoppeld.

Klik op de link om een beeld te krijgen van een mobiele BYOD oplossing inclusief videoconference systeem!

Draadloze verbinding met Barco ClickShare CX-20 en CX-30 

Naast een bekabelde aansluiting biedt BYOD ook de mogelijkheid om draadloos verbinding te maken met de audiovisuele apparatuur in de vergaderruimte. Barco ClickShare is een populaire oplossing hiervoor, met de CX-20 en CX-30 modellen. De CX-20 is ideaal voor vergaderruimtes met standaard displays, terwijl de CX-30 geschikt is voor ruimtes met touchscreens.

Met de Barco ClickShare verbind je draadloos een laptop via de USB-dongle. De laptop herkent het systeem en maakt automatisch verbinding met het scherm en het videoconference systeem van de vergaderruimte. De CX-20 is geschikt voor basisbehoeften, zoals het delen van content op een scherm, terwijl de CX-30 extra functionaliteiten biedt, zoals interactie met touchscreens. Voordelen van een draadloze verbinding zijn:

• Draadloos verbinden betekent dat u niet beperkt bent door de kabellengte en kunt u vrij in de ruimte bewegen.
• Barco ClickShare is eenvoudig in gebruik en vereist geen complexe installatie of technische kennis.
• Omdat er geen lange kabels nodig zijn, blijft de vergaderruimte overzichtelijk en professioneel.

Klik op de link om een beeld te krijgen van een draadloze BYOD oplossing inclusief videoconference systeem!

3. Welk videoconference systeem past bij welke ruimte?

Voor iedere ruimte is er een ruimte heeft een specifieke wens voor

4. Wat zijn de mogelijkheden van Rooms?

Een Rooms-account is een speciaal type account dat is ontworpen voor vergaderruimtes en videoconferentieopstellingen, zoals Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of Google Meet Rooms. Dit account kan op een apparaat of display in de vergaderruimte worden ingesteld, zodat de ruimte volledig is geïntegreerd met het gekozen videoconferentieplatform. Het Rooms-account biedt een intuïtieve interface waarmee gebruikers met één druk op de knop een videogesprek kunnen starten, deelnemen aan geplande vergaderingen en de beschikbaarheid van de vergaderruimte kunnen beheren.

Een van de grootste voordelen van een Rooms-account is de eenvoud waarmee vergaderingen kunnen worden gestart. Dankzij de intuïtieve interface kunnen gebruikers direct vanaf het scherm in de vergaderruimte een vergadering starten of deelnemen aan een geplande meeting. Dit betekent dat medewerkers niet langer hun persoonlijke apparaten hoeven te gebruiken om verbinding te maken, wat tijd bespaart en technische problemen vermindert.

Met één druk op de knop kunnen deelnemers een vergadering starten of deelnemen aan een geplande vergadering. Dit zorgt voor een snellere opstarttijd en voorkomt vertragingen, vooral handig voor belangrijke zakelijke besprekingen. Doordat het systeem eenvoudig te gebruiken is, hoeven medewerkers geen technische experts te zijn om een vergadering op te zetten. Dit maakt het systeem toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie.

Het Rooms-account fungeert ook als een roombooking-systeem, waarmee medewerkers vergaderruimtes kunnen reserveren. Dit kan zowel via de kalenderintegratie als direct op het scherm in de vergaderruimte zelf. Hierdoor is het altijd duidelijk welke ruimtes beschikbaar zijn, wat dubbele boekingen voorkomt en het beheer van vergaderruimtes efficiënter maakt. Medewerkers kunnen eenvoudig zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en een ruimte reserveren vanuit hun eigen agenda of via de interface van het Rooms-account in de vergaderruimte. Door een duidelijke planning en roombooking voorkom je dat vergaderingen worden verstoord door medewerkers die op zoek zijn naar een vrije ruimte.

Op onze Rooms pagina vind je nog meer informatie over het gebruik van Rooms.

5. Wat is het meest gebruiksvriendelijke platform voor videoconferencing?

6. Kan je videobellen met een touchscreen?