Het uitzoeken van een videoconferencing systeem voor een vergaderruimte of klaslokaal zorgt voor veel vragen. Onze specialisten vertellen je alles wat je moet weten over de mogelijkheden van videobellen.
In de moderne werkomgeving zijn technologie en samenwerking onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een videoconference systeem voor videobellen of hybride vergaderen is niet langer een luxe, maar een noodzakelijke investering die bedrijven helpt om efficiënt en effectief te communiceren. Op deze pagina vind je veelgestelde vragen over het gebruik van een videoconference systeem voor verschillende zakelijke doeleinden.
Videoconferencing en hybride vergaderen zijn beide manieren om op afstand te communiceren, maar verschillen in opzet. Videoconferencing is volledig virtueel; alle deelnemers nemen online deel via platforms zoals Zoom of Teams. Er is geen fysieke locatie, en iedereen heeft gelijke toegang vanuit een digitale omgeving.
Hybride vergaderen combineert fysieke en virtuele deelname. Sommige deelnemers zijn fysiek aanwezig in een vergaderruimte, terwijl anderen online aansluiten. Dit vraagt om extra apparatuur, zoals camera’s en microfoons, om beide groepen goed met elkaar te verbinden.
Het belangrijkste verschil ligt in de deelnamevorm: videoconferencing is volledig online, terwijl hybride vergaderen zowel fysieke als virtuele deelnemers integreert. Hybride vergaderen vereist meer technische infrastructuur en planning om de interactie tussen beide groepen soepel te laten verlopen.
Bring Your Own Device (BYOD) is een werkwijze waarbij medewerkers hun eigen apparaten meenemen naar de werkplek en deze gebruiken voor zakelijke doeleinden, zoals vergaderingen en videobellen. Het idee is simpel: medewerkers gebruiken hun eigen, vertrouwde apparatuur, waardoor ze gemakkelijk verbinding kunnen maken met de technologie die in de vergaderruimte beschikbaar is. Dit maakt het mogelijk om snel een vergadering te starten zonder afhankelijk te zijn van vaste computers in de vergaderruimte.
Met BYOD kunnen medewerkers snel en eenvoudig een vergadering opstarten, ze sluiten hun eigen laptop aan en kunnen direct 
gebruikmaken van de aanwezige apparatuur. Dit bespaart tijd en verhoogt de productiviteit, omdat vergaderingen meteen van start kunnen gaan. Bedrijven kunnen flink besparen door gebruik te maken van een BYOD-aanpak. In plaats van het aanschaffen van vaste vergadercomputers, kunnen medewerkers hun eigen apparaten gebruiken.
Medewerkers zijn vaak al vertrouwd met hun eigen apparaten en de software die daarop is geïnstalleerd, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Met BYOD kunnen ze hun vertrouwde tools gebruiken, wat de drempel verlaagt en ervoor zorgt dat vergaderingen soepeler verlopen. Dit betekent minder technische problemen en minder tijdverlies tijdens de opstart van een vergadering.
BYOD biedt verschillende manieren om laptops aan te sluiten op de audiovisuele apparatuur in de vergaderruimte. De twee belangrijkste methoden zijn bedraad via een docking station en USB-C, en draadloos met de Barco ClickShare CX-20 en CX-30.
Een van de eenvoudigste manieren om een BYOD-systeem in te zetten, is door gebruik te maken van een docking station. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om hun laptop aan te sluiten met een enkele USB-C kabel. Een docking station maakt het mogelijk om direct verbinding te maken met alle benodigde apparatuur in de vergaderruimte, zoals schermen, camera’s, microfoons en speakers. De voordelen van een bedrade verbinding zijn:
Klik op de link om een beeld te krijgen van een mobiele BYOD oplossing inclusief videoconference systeem!
Naast een bekabelde aansluiting biedt BYOD ook de mogelijkheid om draadloos verbinding te maken met de audiovisuele
apparatuur in de vergaderruimte. Barco ClickShare is een populaire oplossing hiervoor, met de CX-20 en CX-30 modellen. De CX-20 is ideaal voor vergaderruimtes met standaard displays, terwijl de CX-30 geschikt is voor ruimtes met touchscreens.
Met de Barco ClickShare verbind je draadloos een laptop via de USB-dongle. De laptop herkent het systeem en maakt automatisch verbinding met het scherm en het videoconference systeem van de vergaderruimte. De CX-20 is geschikt voor basisbehoeften, zoals het delen van content op een scherm, terwijl de CX-30 extra functionaliteiten biedt, zoals interactie met touchscreens. Voordelen van een draadloze verbinding zijn:
Klik op de link om een beeld te krijgen van een draadloze BYOD oplossing inclusief videoconference systeem!
Een systeem dat niet bij de ruimte past, veroorzaakt slechte geluids- en beeldkwaliteit en frustratie bij gebruikers. Een goed gekozen systeem biedt helder geluid, scherpe beelden en eenvoudige bediening, wat leidt tot een soepele samenwerking.
Kleine ruimtes zijn geschikt voor 2-6 personen. Compacte oplossingen zoals de Logitech MeetUp, met ingebouwde microfoons en luidsprekers, zijn ideaal. Zoom of Microsoft Teams bieden hiervoor een eenvoudige software-integratie. Middelgrote vergaderruimtes voor 6-12 personen vragen om een betere camera en microfoons voor betere dekking. Een Yealink ULTRA VC is een mooi product voor een dergelijke ruimte. Het systeem is geschikt voor ruimtes tot 6 meter en er kunnen 2 uitbreidingsmicrofoons worden toegevoegd voor betere dekking.
Grote conferentiezalen vereisen geavanceerde systemen zoals een Logitech Rally Bar met Logitech Mic Pod’s. Ze bieden flexibiliteit en ondersteunen groepsvergaderingen effectief. Voor dergelijke ruimtes zijn namelijk grote schermen en meerdere microfoons nodig en de Logitech Rally Mic Pod zijn uit te breiden met 7 microfoons. Automatische camerafocus en spraakherkenning zorgen voor een professionele ervaring.
Bij de keuze voor een systeem spelen het aantal gebruikers, integratie met bestaande software, budget en toekomstbestendigheid een rol. Investeer daarom in technologie die meegroeit met de behoeften van jouw organisatie. Zoom Rooms zijn veelzijdig en geschikt voor zowel kleine als grote ruimtes. Microsoft Teams Rooms werken perfect met Office 365, ideaal voor middelgrote vergaderruimtes.
Een Rooms-account is een speciaal type account dat is ontworpen voor vergaderruimtes en videoconferentieopstellingen, zoals Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of Google Meet Rooms. Dit account kan op een apparaat of display in de vergaderruimte worden ingesteld, zodat de ruimte volledig is geïntegreerd met het gekozen videoconferentieplatform. Het Rooms-account biedt een intuïtieve interface waarmee gebruikers met één druk op de knop een videogesprek kunnen starten, deelnemen aan geplande vergaderingen en de beschikbaarheid van de vergaderruimte kunnen beheren.
Een van de grootste voordelen van een Rooms-account is de eenvoud waarmee vergaderingen kunnen worden gestart. Dankzij de 
intuïtieve interface kunnen gebruikers direct vanaf het scherm in de vergaderruimte een vergadering starten of deelnemen aan een geplande meeting. Dit betekent dat medewerkers niet langer hun persoonlijke apparaten hoeven te gebruiken om verbinding te maken, wat tijd bespaart en technische problemen vermindert.
Met één druk op de knop kunnen deelnemers een vergadering starten of deelnemen aan een geplande vergadering. Dit zorgt voor een snellere opstarttijd en voorkomt vertragingen, vooral handig voor belangrijke zakelijke besprekingen. Doordat het systeem eenvoudig te gebruiken is, hoeven medewerkers geen technische experts te zijn om een vergadering op te zetten. Dit maakt het systeem toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie.
Het Rooms-account fungeert ook als een roombooking-systeem, waarmee medewerkers vergaderruimtes kunnen reserveren. Dit kan zowel via de kalenderintegratie als direct op het scherm in de vergaderruimte zelf. Hierdoor is het altijd duidelijk welke ruimtes beschikbaar zijn, wat dubbele boekingen voorkomt en het beheer van vergaderruimtes efficiënter maakt. Medewerkers kunnen eenvoudig zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en een ruimte reserveren vanuit hun eigen agenda of via de interface van het Rooms-account in de vergaderruimte. Door een duidelijke planning en roombooking voorkom je dat vergaderingen worden verstoord door medewerkers die op zoek zijn naar een vrije ruimte.
Op onze Rooms pagina vind je nog meer informatie over het gebruik van Rooms.
Gebruiksvriendelijke oplossingen en eerlijke service waar je blij van wordt, dat is waar Newcandle voor staat!
Onze specialisten beschikken over 15 jaar ervaring in het adviseren en inrichten van audiovisuele systemen in vergaderruimtes, winkels en klaslokalen. We adviseren de juiste audiovisuele oplossing op de juiste plek. Duurzaam, strak, stabiel en gebruiksvriendelijk! Met audiovisuele specialisten, eigen installatieteams en een helpdesk voor technische én praktische vragen staan wij klaar direct voor jou klaar:
We hebben de benodigde kennis in huis om ook van jouw audiovisuele vraagstuk een succes te maken!
Onze specialisten bekijken de ruimte en we bespreken de mogelijkheden voor een maatoplossing
Jouw AV-producten gebruiksklaar opgeleverd door onze monteurs, met aansluitend een knoppentraining!
De beste audiovisuele producten ervaar je in ons experience center
Klanten beoordelen ons gemiddeld met een 4.9 / 5
